Hayatta bazen kendinizi sürekli koştururken bulabilirsiniz; işler yetişmiyor, günler yetmiyor gibi hissedebilirsiniz. İster yoğun iş temposu, ister özel hayatta birden fazla sorumluluk olsun, zaman yönetimi hepimiz için bir ihtiyaç. Bu yazıda, iş hayatımdan ve kişisel gözlemlerimden öğrendiklerimi bir araya getirerek size zamanı verimli kullanma ve önceliklendirme konusunda rehberlik etmeye çalışacağım.

1. Önceliklerinizi Belirleyin

Yoğun bir yapılacaklar listeniz olabilir, ancak bir günde yalnızca 2-3 önceliğe odaklanabilirsiniz. Peki bu öncelikleri nasıl belirleyeceksiniz? İlk olarak, yapılacaklarınızı gruplandırın:

• Acil ve önemli: İlk sırada halledilmesi gerekenler.

• Acil olmayan ama önemli: Bunlar için de zaman yaratmalı ve bir plan dahilinde tamamlamalısınız.

• Acil ama sizin için önemli olmayan: Bu işleri mümkünse birine devredebilirsiniz.

• Ne acil ne önemli: Mümkünse bu tür işleri listenizden çıkarın.

Bir diğer etkili yöntem ise Pareto ilkesi. Bu kurala göre, bir listedeki işlerin %20’si toplam verimin %80’ini sağlar. Örneğin, 10 maddelik bir listeniz varsa, bu işlerden iki tanesi en büyük farkı yaratır. Bu nedenle büyük blok işlere odaklanın ve detaylarda boğulmayın. Önce temel beklentiyi karşılayın, ardından gerektiğinde iyileştirin.

Her sabah kendinize 30-60 dakikalık bir zaman ayırarak o günün önceliklerini belirleyin. Güne maillerle başlamaktan kaçının; çünkü bu sizi kendi hedefleriniz yerine başkalarının öncelikleriyle uğraşmaya iter. Araştırmalar, bir çalışanın zamanının üçte birini maillere ayırdığını gösteriyor. Bunun yerine, mailleri kontrol etmek için belirli zaman dilimleri oluşturun (örneğin 20 dakikalık üç ayrı blok). Gelen maillere hızlıca aksiyon alın:

• 5 dakikadan kısa sürecek işler: Hemen tamamlayın.

• Daha uzun sürecek işler: Takviminize kaydedin veya bir başkasına devredin.

Ayrıca mailleri yeniden eskiye doğru okumayı deneyin; bazı konular zaten siz müdahale etmeden çözülmüş olabilir.

2. Zamanınızı Planlayın

Bir yapılacaklar listenizin olması faydalı, ancak listenizi takvime dökmediğiniz sürece ilerleme kaydetmeniz zor. Araştırmalar, yapılacaklar listelerindeki işlerin %40’ının asla tamamlanamadığını gösteriyor. Bu yüzden önemli işleri mutlaka gün ve saat bazında planlayın.

Rutin işleriniz için de (örneğin fatura ödemek) takviminizde sabit bloklar oluşturun. Bunun yanı sıra, ilham alabileceğiniz yazılar okumak veya yaratıcılığınızı kullanacağınız beyin fırtınaları yapmak için rahatsız edilmeyeceğiniz bir süre ayırmayı ihmal etmeyin.

Burada Parkinson yasası önemli bir ipucu sunar: “Bir iş, bitirilmesi için ayrılan sürenin tamamını doldurur.” Örneğin, bir toplantıyı iki saatlik planlarsanız, tüm o süre boyunca konuyu konuşursunuz. Ancak aynı toplantıyı 30 dakikaya sınırlarsanız, büyük ihtimalle 30 dakikada sonuç alırsınız. İşlerinize gereğinden fazla zaman ayırmayın, kendinize sıkı ama gerçekçi süreler belirleyin.

3. Harekete Geçin

Plan yapmak kadar önemli bir diğer adım da harekete geçmektir. Brian Tracy, “Ye O Kurbağayı” kitabında şöyle der: “Eğer her sabah canlı bir kurbağa yerseniz, günün geri kalanında başınıza daha kötü bir şey gelmez.” Maalesef bu benzetme çok hayvan dostu bir söylem olmasa da “kurbağa” burada, sürekli ertelediğiniz ama önemli olan bir işi temsil eder. Sabahın ilk saatlerinde bu işi tamamlamak, günün geri kalanında hem daha motive hem de daha verimli olmanızı sağlar.

Eğer bir işe başlamaya bir türlü motivasyon bulamıyorsanız, Pomodoro tekniğini deneyebilirsiniz. Bu yöntemle, 25 dakika kesintisiz çalışıp ardından 5 dakika mola vererek odaklanmanızı artırabilirsiniz. Biriken yüzlerce maili okumak gibi gözünüzde büyüyen işleri bile bu yöntemle adım adım halledebilirsiniz. Bununla ilgili Youtube’da çok güzel “Study with Me” (Benimle Beraber Çalışın) başlıklı videolar var.

Son olarak, bir konuda tıkanmış hissediyorsanız, kısa bir ara verin. Yürüyüşe çıkmak, yemek yemek veya başka bir işle ilgilenmek bilinçaltınızın çalışmaya devam etmesine olanak tanır. Böylece bir süre sonra yeni bir bakış açısıyla geri dönebilirsiniz.

Sonuç

Zamanınızı iyi yönetmek, hayatınızı daha verimli ve stressiz hale getirmek için vazgeçilmez bir beceridir. Önceliklerinizi belirleyin, zamanınızı planlayın ve harekete geçmekten korkmayın. Unutmayın, küçük adımlar bile büyük değişimlere kapı aralayabilir. Bu teknikleri hayatınıza dahil ederek, zamanınızı daha verimli kullanabilir ve hedeflerinize bir adım daha yaklaşabilirsiniz.

Bu yazı, daha önce theMagger.com’da yayınlanan yazımdan esinlenilerek yeniden düzenlenmiştir.